一個(gè)完整的流程必須包含6個(gè)核心要素,即流程輸入、流程供應商、流程過程、流程執行(xíng)者、流程客戶、流程輸出。
(1)流程輸入。流程輸入是流程啓動的觸發點,是流程運作(zuò)過程中不可(kě)或缺的組成部分。總之,每個(gè)流程都必須有(yǒu)明(míng)确的輸入,這些(xiē)輸入可(kě)能是行(xíng)政指令、會(huì)議紀要或者某種特定的信息。
(2)流程供應商。流程供應商是指提供流程輸入物料、信息或其他資源的組織或個(gè)人(rén),在日常的流程運作(zuò)中,供應商可(kě)以有(yǒu)一個(gè),也可(kě)以有(yǒu)多(duō)個(gè)。我們在進行(xíng)流程設計(jì)時(shí),一般隻需要列出關鍵供應商即可(kě)。
(3)流程過程。流程過程就是指為(wèi)了滿足流程客戶需求所必須進行(xíng)的相關活動的集合。這些(xiē)活動對流程輸出來(lái)講,是核心的、關鍵的、不可(kě)缺失的、有(yǒu)增值效果的。從流程優化的思路來(lái)講,過程才能為(wèi)組織創造價值,因此,必須盡量減少(shǎo)一切不必要的非增值環節,提高(gāo)流程的質量和(hé)效率,使流程路徑最短(duǎn)、效率最高(gāo)、價值創造最大(dà)。
在一個(gè)完整流程的過程中,包含着多(duō)項活動,一般而言過程活動是有(yǒu)着嚴密的邏輯關系的,上(shàng)一個(gè)活動的産出就是下一個(gè)活動的輸入,這些(xiē)活動對應着不同的流程角色,因此在進行(xíng)流程優化時(shí),我們必須明(míng)确相關角色在這些(xiē)流程活動中所承擔的責任。
(4)流程執行(xíng)者。又稱為(wèi)流程角色,是指具體(tǐ)流程過程活動的實施者,它既包括崗位,也包括部門(mén)。在一個(gè)跨部門(mén)流程中,可(kě)能包括多(duō)個(gè)執行(xíng)者。流程執行(xíng)者的識别,與各個(gè)部門(mén)在流程中所扮演的角色和(hé)流程本身的層級劃分有(yǒu)着重要關系。
(5)流程客戶。流程客戶就是流程輸出結果的接受者。流程客戶既可(kě)以是外部市場(chǎng)客戶,也可(kě)以是內(nèi)部組織客戶。在設計(jì)相關流程時(shí),必須首先明(míng)确流程的客戶是誰,仔細把握客戶的最核心需求,這樣設計(jì)出的流程才有(yǒu)意義。而要做(zuò)到這一點其實有(yǒu)時(shí)并不是太容易,需要我們認真甄别和(hé)思考,才能得(de)出正确的結論。
在進行(xíng)流程設計(jì)之前,不妨不斷地提出相關問題,用以識别流程客戶和(hé)客戶核心需求,比如:
誰來(lái)關心該流程的最終輸出結果和(hé)效果?
該流程會(huì)對哪些(xiē)部門(mén)的運作(zuò)造成影(yǐng)響?
流程設計(jì)的最終目的是什麽?
流程的內(nèi)部客戶是誰?外部客戶是誰?
流程的主要客戶是誰?次要客戶是誰?
如何衡量流程客戶的核心需求?
(6)流程輸出。流程輸出就是指流程的最終産出結果。如前文所述,流程輸出的可(kě)能是有(yǒu)形的産品,也可(kě)能是無形的服務,還(hái)可(kě)能是一份文件或者一項決策,總之,不同流程的輸出是不同的。流程的輸出是否合格,最終需要由流程客戶進行(xíng)判斷,看産出是否與客戶需求相吻合。
另外,在同一個(gè)流程中,可(kě)能有(yǒu)幾種不同的輸出,對應着不同的客戶需求,這些(xiē)需求可(kě)能會(huì)存在一定程度上(shàng)的矛盾或者沖突。設計(jì)流程時(shí)應以滿足該流程的主要客戶的核心需求為(wèi)主,這樣設計(jì)出的流程才能達到我們所期望的效果。
比如,訂單交付流程的輸出既包括按約定交付周期準時(shí)交付訂單,同時(shí)還(hái)要确保産品質量,另外還(hái)要進行(xíng)成本控制(zhì),這三個(gè)流程輸出(交期、質量、成本)之間(jiān)其實是存在一定的沖突,這就需要在客戶訂單交付之前對客戶的核心需求進行(xíng)甄别。